Registrazione dei rimborsi spese corrisposti agli amministratori - Obbligatorietà - Condizioni (interpello Min. Lavoro 6.7.2010 n. 27)
In ordine all'annotazione sul libro unico del lavoro dei rimborsi spese, va ricordato che, secondo i chiarimenti forniti dal Ministero del Lavoro nel vademecum del 5.12.2008:
- indipendentemente dal mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengano effettuati (es. carta di credito aziendale), devono essere annotate tutte le spese rimborsate al lavoratore, sia forfetariamente che sulla base dell'indicazione analitica dei singoli titoli di spesa, anche qualora si tratti di somme esenti dal punto di vista fiscale e/o contributivo;
- non devono essere indicate le spese risultanti da documenti giustificativi (es. fatture) già direttamente intestati all'azienda;
- non va rilevata neppure l'eventuale erogazione al lavoratore di anticipi (fondi cassa o fondi spese), dovendo essere riportata sul libro unico soltanto la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi;
- la registrazione non deve necessariamente essere analitica, ma può essere eseguita indicando i soli importi complessivi, specificati con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte.
Di recente, con l'interpello 6.7.2010 n. 27, il Ministero del Lavoro - rilevato che l'obbligatorietà, o meno, della registrazione dei rimborsi spese è strettamente collegata alla posizione del soggetto percettore degli stessi - ha precisato che:
- qualora si tratti di soggetti per i quali sussista in ogni caso l'obbligo di iscrizione, occorrerà valutare esclusivamente la tipologia dei rimborsi in questione per stabilire se debbano, o meno, essere registrati;
- con riferimento agli amministratori, occorrerà, invece, prima di tutto verificare se gli stessi percepiscano compensi e se svolgano, o meno, una prestazione di natura autonoma professionale. Nel caso di percezione di rimborsi spese da parte di amministratori retribuiti i cui compensi non siano attratti nei redditi di natura professionale, detti rimborsi dovranno essere registrati nel libro unico sulla base del c.d. criterio di cassa. Per contro, qualora si tratti di amministratori che non percepiscano compensi o che comunque svolgano l'attività in qualità di liberi professioni, non sussistendo l'obbligo di registrazione sul libro unico, sarà possibile omettere anche l'annotazione di eventuali rimborsi spese.
RC